1. REKISTERINPITÄJÄ

Ouman Oy
Y-tunnus: 2447613-4
Sinkokatu 11
26100 Rauma
Puh: 042 48401

2. YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Rekisteristä vastaava henkilö: Timo Tiainen
Puh: 0500 426 908
Sähköposti: timo.tiainen@ouman.fi

3. REKISTERIN NIMI

Ouman Oy:n asiakas- sidosryhmärekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Ouman Oy:n ja asiakkaan välille solmittu sopimus asiakassuhteesta tai muu asiallinen yhteys, joka perustuu esimerkiksi rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Henkilötietoa voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa Ouman Oy:n tai sen valtuuttaman yhteistyökumppanin toimesta.

Ouman Oy:n tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen, suunnittelu, tuottaminen ja toimittaminen.

Ouman Oy:n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito

Asiakaspalvelun ja siihen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen, kehittäminen sekä seuranta

Henkilötietoa voidaan käsitellä myös muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä

Henkilötietoa käsitellään myös tilausten, laskutusten, yhteydenottojen, asioinnin ja raportoinnin tarpeisiin sekä Ouman Oy:n liiketoiminnan kehittämiseen

Tunnusten luominen Ounet kiinteistövalvomon rekisteröintiin

Lisäksi henkilötietoa käsitellään rekrytoinnin tarpeisiin

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tai ammatinharjoittajille tietolainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Henkilöryhmät, joiden tietoa voidaan käsitellä, ovat erilaisten Ouman Oy:n asiakkaana olevien tahojen yhteyshenkilöt, kuluttaja-asiakkaat ja yhteistyötahot sekä Ouman Oy:hyn muulla tavoin yhteydessä olevat henkilöt.

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Perustiedot, kuten etu- ja sukunimi, työnantaja ja titteli

Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, osoite ja puhelinnumero

Henkilön reskontratiedot

Osapuolten väliseen yhteydenpitoon liittyvät tiedot , sekä yhteydenotoista tallennetut tiedot

Mahdolliset reksiteröidyn itse antamat ja tuottamat sisällöt. (esim. yhteydenottolomake verkkosivuilla, reklamaatiot)

Verkkosivujen kautta kerättäviä tietoja, kuten esimerkiksi rekisteröityyn yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän selain, IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.

Rekrytointiin liittyvät tiedot, kuten työhakemuksen ja ansioluettelon sisältämät tiedot.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä. Ouman Oy myös säilyttää henkilötietoja järjestelmissään vain siihen saakka, että peruste henkilötietojen säilömiselle päättyy. Rekrytoinnin osalta henkilötietoja säilytetään 6 kk ajan.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai asiakasorganisaatioin kautta asiakassuhdetta perustettaessa. Tietoja saadaan myös asiakkuuteen ja viestintään liittyvistä tapahtumista sekä kaupallisista julkisista rekistereistä.

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALUOSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa Ouman Oy:lle palveluita tuottaville kolmansille osapuolille eili tietosuoja-asetuksen mukaisille henkilötietojen käsittelijöille. Henkilötietoja ei kuitenkaan luovuteta Ouman Oy:n lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten, kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisen säädösten mukaan.

Asiakastietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tarvittaessa tietojan voidaan kuitenkin siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän tai digitaalisen aineiston käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Ouman Oy:n työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja ja joita sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

10. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Reksiterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistaminen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. YHTEYDENOTOT

Kaikissa kysymyksissä, jotka koskevat tätä tietosuojaselostetta tai rekisteröidyn oikeuksia, tulee yhteyttä ottaa kodassa 2 mainittuun henkilöön.

Rekisteröityä voidaan pyytää täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaa tarpeen vaatiessa varmistaa ennen toimenpiteisiin ryhtymistä.

12. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Palvelumme ja liiketoimintamme kehittyvät jatkuvasti. Tästä syystä pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta, jotta se vastaa mahdollisesti muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös muutoksiin lainsäädännössä. Tietosuojaselosteen sisältöön on suositeltavaa tutustua säännöllisesti.